TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES DE INSCRIPCIÓN Y PARTICIPACIÓN
La formalización de la inscripción a cualquiera de los eventos organizados por AVEPA implica la aceptación expresa, plena y sin reservas de las presentes Condiciones Generales de Inscripción y Participación.
Estas condiciones serán aplicables a todos los congresos, jornadas, cursos, formaciones presenciales y no presenciales organizados por AVEPA, sin perjuicio de aquellas condiciones particulares que puedan establecerse para cada evento concreto y que serán debidamente publicadas en la página web correspondiente.
| CONDICIONES DE INSCRIPCIÓN |
PROCESO DE INSCRIPCIÓN Y ACREDITACIÓN
La inscripción a los eventos organizados por AVEPA deberá realizarse exclusivamente a través del formulario oficial habilitado en la página web de cada evento. No se considerarán válidas inscripciones efectuadas por otros medios distintos al canal oficial establecido.
Una vez completado correctamente el proceso de inscripción y confirmado el pago, el asistente recibirá un correo electrónico de confirmación en la dirección facilitada durante el registro. Será responsabilidad del asistente comprobar que los datos introducidos son correctos y que la confirmación ha sido recibida adecuadamente.
En los eventos presenciales, la organización remitirá con anterioridad suficiente al inicio del evento la acreditación personal que permitirá el acceso al recinto. La acreditación será personal e intransferible y deberá mantenerse visible durante la permanencia en las instalaciones.
La acreditación podrá incorporar un código QR u otro sistema de identificación que será utilizado para el control de accesos. La organización podrá solicitar en cualquier momento un documento oficial de identidad para verificar la correspondencia entre la acreditación y el asistente.
El uso indebido, la cesión a terceros o la utilización fraudulenta de la acreditación podrá conllevar la retirada inmediata de la misma y la expulsión del evento sin derecho a reembolso.
En caso de pérdida o deterioro de la acreditación, la emisión de un duplicado podrá conllevar el abono de un coste en concepto de gastos de gestión.
INFORMACIÓN SOBRE PRECIOS Y MODALIDADES
Los precios de inscripción correspondientes a cada evento, así como las diferentes modalidades disponibles, serán publicados en la página web oficial del mismo.
AVEPA se reserva el derecho de modificar las tarifas en cualquier momento antes de la formalización de la inscripción. El precio aplicable será el vigente en el momento de completar correctamente el proceso de registro.
Todos los precios incluyen el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) conforme a la legislación vigente en España. En el caso de asistentes con residencia fiscal en Islas Canarias, la facturación se realizará sin IVA de acuerdo con la normativa aplicable.
La inscripción únicamente se considerará válida cuando el proceso haya sido completado correctamente y, en su caso, el pago haya sido realizado y confirmado.
SOCIOS DE AVEPA – FORMAS DE PAGO Y FACTURACIÓN
Las siguientes condiciones son exclusivas para socios de AVEPA.
La tarifa indicada en el formulario como “Socio de AVEPA” es válida únicamente para socios que realicen su propia inscripción.
SOCIOS – FACTURACIÓN A LOS DATOS PERSONALES DEL SOCIO
Domiciliación bancaria post-congreso
- AVEPA domiciliará el importe de la inscripción en la cuenta bancaria que figure en la ficha del socio tras la celebración del congreso.
- La factura se emitirá con los datos personales disponibles en la ficha del socio en el momento de formalizar la inscripción. Estos datos pueden consultarse en el Área Privada de Socios de la web de AVEPA.
- Una vez emitida la factura, no se admitirán modificaciones bajo ningún concepto.
SOCIOS – FACTURACIÓN A TERCEROS
Pago con tarjeta de crédito
- Cualquier socio puede inscribirse en actividades de AVEPA y solicitar la emisión de factura a un NIF/NIE/CIF distinto del suyo, excepto en el caso de empresas comerciales.
- El socio deberá introducir en el formulario de inscripción los datos fiscales de la entidad a facturar.
- Si el NIF/NIE/CIF no constara en la base de datos de AVEPA, deberá solicitarse el alta enviando un correo electrónico a: administracion@avepa.org, y esperar confirmación antes de completar la inscripción.
- El pago deberá realizarse en el momento de la inscripción, mediante tarjeta de crédito.
NO SOCIOS DE AVEPA – FORMAS DE PAGO Y FACTURACIÓN
- Durante el proceso de inscripción deberán indicarse los datos de facturación.
- Si el NIF/NIE/CIF no constara en la base de datos de AVEPA, será necesario solicitar el alta enviando un correo electrónico a: administracion@avepa.org, y esperar confirmación antes de completar la inscripción.
- El pago deberá efectuarse en el momento de la inscripción, mediante tarjeta de crédito.
- Una vez emitida la factura, no se admitirán modificaciones bajo ningún concepto.
- Para clínicas, Hospitales o Universidades que deseen realizar y abonar la inscripción de uno o varios veterinarios/as, socios o no socios de AVEPA, deberán ponerse en contacto con: congresos@avepa.org
- Inscripciones grupos de más de 5 personas.
- Se habilitará una plataforma online específica para la gestión de todas las inscripciones del grupo.
- Antes del evento se emitirá una factura que deberá abonarse mediante transferencia bancaria con anterioridad al inicio del evento.
- Para más información, contactar con: congresos@avepa.org
INSCRIPCIONES POR PARTE DE EMPRESAS EXPOSITORAS
Las empresas expositoras interesadas en realizar inscripciones deberán contactar con la persona responsable del evento en la Secretaría de AVEPA o escribir a: congresos@avepa.org
- Para empresas no expositoras que deseen realizar y abonar la inscripción de uno o varios veterinarios/as, socios o no socios de AVEPA, deberán ponerse en contacto con: congresos@avepa.org
- Se habilitará una plataforma online específica para la gestión de todas las inscripciones del grupo.
- Antes del evento se emitirá una factura que deberá abonarse mediante transferencia bancaria con anterioridad al inicio del evento.
- Para más información, contactar con: congresos@avepa.org
CERTIFICADOS DE ASISTENCIA
Los certificados de asistencia serán enviados por correo electrónico una vez finalizado el evento, previa verificación de la asistencia efectiva mediante el sistema oficial de control de accesos.
En el certificado constará el nombre del asistente, el nombre oficial del evento y el número total de horas lectivas correspondientes al programa científico.
La emisión del certificado estará condicionada a la existencia de registro suficiente de asistencia. No se emitirán certificados a expositores o personal de empresas colaboradoras salvo que hayan formalizado una inscripción individual como asistentes.
Las solicitudes de certificados correspondientes a eventos celebrados en los últimos cinco (5) años deberán enviarse por escrito a la Secretaría. No se tramitarán solicitudes relativas a eventos con mayor antigüedad.
CANCELACIONES
SOCIOS
- La inscripción de SOCIOS podrá cancelarse hasta el inicio del evento sin coste, mediante comunicación por escrito a: congresos@avepa.org
- En caso de no comunicar la cancelación por escrito antes del inicio del evento, se aplicará un cargo de 50 €.
NO SOCIOS
- La inscripción de NO SOCIOS podrá cancelarse con devolución del 100% hasta 7 días antes del inicio del evento, mediante comunicación por escrito a: congresos@avepa.org
- En caso de no comunicar la cancelación por escrito antes de la fecha indicada, no se devolverá el importe abonado.
Las inscripciones ya abonadas no podrán ser reutilizadas ni generar una nueva inscripción para el mismo congreso (ya sea para la misma persona u otra distinta), independientemente de quién realice el nuevo registro.
Las cancelaciones deberán comunicarse exclusivamente por escrito a congresos@avepa.org . No se aceptarán cancelaciones telefónicas.
Las inscripciones no son transferibles ni podrán reutilizarse para otras ediciones o personas distintas.
No obstante, en caso de cancelación por causas médicas debidamente acreditadas mediante certificado oficial, cancelación de trenes o vuelos, o inclemencias climáticas graves que impidan objetivamente el desplazamiento al evento, se procederá a la devolución íntegra del importe abonado previa presentación de la documentación justificativa correspondiente. La organización podrá solicitar la documentación necesaria antes de proceder a la devolución.
Las devoluciones, cuando procedan, se gestionarán una vez finalizado el evento.
| CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN |
ACCESO AL RECINTO, ACOMPAÑANTES Y MENORES
El acceso a las instalaciones donde se celebre el evento estará reservado exclusivamente a las personas debidamente inscritas y acreditadas conforme a lo establecido en las presentes condiciones.
La acreditación deberá portarse visible durante toda la permanencia en el recinto y podrá ser solicitada en cualquier momento por el personal de organización o seguridad.
Los acompañantes únicamente podrán acceder cuando exista una modalidad específica de inscripción habilitada para tal fin y siempre dentro de los espacios expresamente autorizados por la organización. La modalidad de acompañante no incluye el acceso a las salas del programa científico, salvo indicación expresa en la información del evento.
Con carácter general, no se permitirá el acceso de menores de edad al recinto del evento. En el supuesto excepcional de que se habilite una modalidad específica que contemple su acceso, esta circunstancia será expresamente comunicada en la web del evento.
En ningún caso los menores de edad podrán acceder a las salas de conferencias, talleres científicos o actividades formativas, independientemente del tipo de inscripción.
La organización se reserva el derecho de denegar el acceso o retirar la acreditación a cualquier persona que incumpla estas normas o que no respete las condiciones establecidas.
NORMAS GENERALES DE COMPORTAMIENTO
Los eventos organizados por AVEPA tienen carácter científico y profesional. Se espera de todos los asistentes un comportamiento respetuoso, colaborativo y acorde con los valores de la profesión veterinaria.
Durante el desarrollo de las ponencias y sesiones científicas, los asistentes deberán respetar el turno de palabra del ponente y del resto de participantes. En caso de acceder a una sala cuando la sesión ya haya comenzado, se deberá hacer con la máxima discreción para evitar interrupciones innecesarias.
Está permitido realizar fotografías sin flash, siempre que no interfieran con el desarrollo de la sesión ni vulneren derechos de propiedad intelectual. No está permitida la grabación total o parcial de las ponencias en formato audio, vídeo o cualquier otro medio sin autorización expresa y por escrito de la organización.
Los teléfonos móviles y dispositivos electrónicos deberán permanecer en modo silencio durante las sesiones.
La organización podrá solicitar el abandono de la sala o del recinto a cualquier persona cuyo comportamiento altere el normal desarrollo del evento o resulte inadecuado en un entorno profesional.
CÓDIGO DE CONDUCTA PROFESIONAL
AVEPA promueve un entorno seguro, inclusivo y profesional en todos sus eventos. Se espera que asistentes, ponentes, expositores, patrocinadores y colaboradores mantengan en todo momento una conducta respetuosa hacia el resto de participantes y hacia el personal de organización.
No se tolerarán comportamientos ofensivos, intimidatorios, discriminatorios o inapropiados, incluyendo conductas abusivas, acoso verbal o físico, comentarios despectivos por razón de género, orientación sexual, origen, religión, discapacidad o cualquier otra condición personal.
Tampoco se permitirá ningún comportamiento que interfiera de forma significativa en el desarrollo de las actividades científicas o comerciales del evento.
Ante cualquier incumplimiento del presente Código de Conducta, la organización podrá adoptar las medidas que considere necesarias, incluida la retirada de la acreditación y la expulsión inmediata del evento sin derecho a reembolso.
SERVICIO DE CATERING
En aquellos eventos que incluyan servicios de almuerzo o cena dentro de determinadas modalidades de inscripción, se ofrecerá un menú cerrado común para todos los asistentes, diseñado conforme a criterios organizativos y logísticos.
En todos los servicios de catering se contemplarán opciones para personas con dieta vegana y para personas celíacas, siempre que dichas necesidades hayan sido indicadas previamente durante el proceso de inscripción.
La organización no puede garantizar la atención de otras necesidades alimentarias específicas ni la ausencia total de trazas en los productos servidos.
La confirmación individual de asistencia a cada servicio de catering no será obligatoria salvo que se indique expresamente lo contrario. La organización realizará una estimación de participación basada en los datos disponibles. En caso de que la asistencia real supere las previsiones iniciales y se produzca alguna incidencia, AVEPA intentará subsanar la situación de la manera más adecuada posible dentro de las posibilidades logísticas existentes.
CONTENIDO CIENTÍFICO
El programa científico de cada evento es elaborado por el Comité Científico correspondiente al grupo organizador y cuenta con el aval del Comité Científico de AVEPA.
La selección de ponentes y contenidos se realiza conforme a criterios académicos y profesionales, con el objetivo de ofrecer formación actualizada y de calidad.
No obstante, las opiniones, conclusiones y comentarios expresados por los ponentes durante sus intervenciones son de su exclusiva responsabilidad y no reflejan necesariamente la posición oficial de AVEPA.
La información científica proporcionada durante el evento tiene carácter formativo y divulgativo y no sustituye el criterio profesional individual ni la responsabilidad clínica de cada asistente.
Los resúmenes de las ponencias podrán ser enviados a los asistentes con anterioridad al evento siempre que el ponente haya facilitado dicho material a la organización. AVEPA no puede garantizar la disponibilidad de estos materiales en todos los casos.
EXPOSICIÓN COMERCIAL
En aquellos eventos que incluyan zona de exposición comercial, esta estará integrada por empresas del sector que presentarán productos, servicios o soluciones relacionadas con la actividad veterinaria.
La presencia de empresas expositoras o patrocinadoras no implica recomendación, validación ni aval por parte de AVEPA de los productos o servicios ofrecidos.
Las promociones, ofertas, demostraciones o acuerdos comerciales que puedan establecerse entre asistentes y empresas expositoras serán responsabilidad exclusiva de las partes implicadas, quedando AVEPA al margen de dichas relaciones.
Las actividades comerciales deberán desarrollarse exclusivamente en los espacios habilitados para tal fin y sin interferir en el normal desarrollo del programa científico.
EVENTOS NO PRESENCIALES Y FORMACIÓN ONLINE
En los eventos celebrados en formato no presencial, la organización facilitará a los asistentes el enlace de acceso a la plataforma correspondiente con la antelación suficiente.
El acceso será personal e intransferible. No está permitido compartir el enlace con terceros no inscritos. La organización podrá establecer sistemas de control para verificar el acceso individual.
El asistente será responsable de disponer de los medios técnicos adecuados para el seguimiento de la actividad. AVEPA no será responsable de problemas derivados de la conexión, calidad de red, incompatibilidad de dispositivos o fallos técnicos ajenos a la plataforma oficial.
Salvo indicación expresa en la información del evento, la organización no garantiza la disponibilidad posterior de grabaciones ni el acceso en diferido a las sesiones.
Ninguna formación online generará certificado de asistencia, salvo la “Formación Virtual de AVEPA”, que incluye evaluación final y cuya superación dará derecho al correspondiente certificado.
La grabación, reproducción, distribución o difusión del contenido online sin autorización expresa está prohibida.
| DISPOSICIONES LEGALES |
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (RGPD), así como en la normativa española vigente en materia de protección de datos, se informa de que los datos personales facilitados por los asistentes durante el proceso de inscripción serán tratados por AVEPA con la finalidad de gestionar la inscripción, facturación, control de acceso, organización del evento y envío de información relacionada con el mismo.
La base jurídica del tratamiento es la ejecución del contrato derivado de la inscripción y, en su caso, el consentimiento del interesado para el envío de comunicaciones informativas sobre futuras actividades formativas organizadas por AVEPA.
Los datos podrán ser comunicados a proveedores externos que presten servicios necesarios para la correcta organización del evento (plataformas tecnológicas, sistemas de pago, servicios audiovisuales, etc.), actuando en todo momento como encargados del tratamiento bajo los correspondientes contratos que garantizan la confidencialidad y seguridad de la información.
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recabados y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la normativa fiscal y administrativa aplicable.
El interesado podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad mediante solicitud escrita dirigida a la dirección de correo electrónico oficial de administración. Asimismo, tendrá derecho a presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.
DERECHO DE IMAGEN
Durante el desarrollo del evento podrán realizarse fotografías y grabaciones audiovisuales con fines informativos, científicos, corporativos y promocionales.
La inscripción y asistencia al evento implican la autorización expresa y gratuita a AVEPA para la captación, reproducción y difusión de la imagen y voz de los asistentes en cualquier soporte o medio de comunicación institucional, incluyendo páginas web, redes sociales, memorias de actividad, publicaciones corporativas o material promocional relacionado con las actividades de la asociación.
Esta autorización se concede sin limitación territorial ni temporal y exclusivamente en el marco de las actividades propias de AVEPA.
En caso de que algún asistente no desee aparecer en imágenes o grabaciones, deberá comunicarlo previamente por escrito a la organización, que adoptará las medidas razonables para respetar su voluntad, dentro de las limitaciones propias de un evento público.
FUERZA MAYOR Y MODIFICACIONES
AVEPA se reserva el derecho de modificar, aplazar o cancelar el evento por causas de fuerza mayor o por circunstancias ajenas a su voluntad que impidan su celebración en condiciones normales.
Se considerarán causas de fuerza mayor, entre otras, catástrofes naturales, emergencias sanitarias, restricciones administrativas o gubernamentales, conflictos laborales, problemas técnicos graves, incidencias en infraestructuras de transporte o cualquier otra circunstancia imprevisible o inevitable que afecte de manera sustancial a la organización del evento.
En caso de cancelación definitiva imputable a la organización, se procederá a la devolución íntegra del importe abonado en concepto de inscripción.
En ningún caso AVEPA será responsable de los gastos indirectos en los que el asistente pudiera haber incurrido, tales como desplazamientos, reservas de alojamiento, dietas u otros costes asociados.
En caso de modificación del formato del evento (por ejemplo, transformación de modalidad presencial a online), no procederá devolución si la actividad se celebra efectivamente en la modalidad alternativa propuesta.
LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN
Las presentes Condiciones Generales se regirán e interpretarán de conformidad con la legislación española.
Para la resolución de cualquier controversia o conflicto que pudiera derivarse de su interpretación o aplicación, las partes se someten expresamente a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de la ciudad sede de AVEPA, salvo que la normativa imperativa aplicable disponga otra cosa.
